Pembekalan Sekretaris Parartaon dan Bendahara

Ulaon ni PARARTAON Pangantusion Parhalado Parartaon ima manang piga pangula Partohonan, mangurupi Uluan ni Huria laho mangaramoti arta dohot administrasi ni Huria Ulaonna a. Patomutomuhon Prakonsep Rencana Kerja dohot Anggaran Tahunan Huria, marojahan tu usul ni Dewan dohot Seksi, sipasahatonna tu Rapot Parhalado Huria asa distopohon gabe Rencana Kerja dohot Anggaran Tahunan Huria , Sipasahathonna tu Raport Huria asa ditotophon gabe Porgram Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat. b. Patupahon jala paimbaruhon . Laporan Daftar Inventaris Huria marojahan tu rumang, inganan hapeahan, dohot na mamangke, sipasahathononna tu Rapot Parhalado Huria na umotika sahali onom bulan. c. Manjamothon dohot mangaramoti nasa arta ni huria. d.Manimpan dohot mandokumentasihon masa surat bergarga ni Huria jala mangalaporhonsa tu Parhalado Partohonan Huria na umotikna sahali sataon e.Mamareso laporan parhepengon mingguan dohot bulanan ni Bendahara andorang so dipasahat tu Badan Audit Jemaat

f.Paradehon sarana dohot prasana na ringkot di Huria.

BPH Pasal 12 Sekertaris Jemaat/ Huria

1. Sekertaris Huria adalah seorang sintua atau seorang anggota jemaat yang dipilih oleh Rapat Majelis Jemaat untuk mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan dan memimpin Kantor Gereja.

2. Tugas dan Wewenang

2.1. Bertanggungjawab kepada Pendeta Jemaat.

2.2. Melaksanakan administrasi jemaat yang rapih dan baik sebagaimana diatur oleh Majelis Pusat HKBP yaitu:

2.2.1. Buku Besar 2.2.2.Buku Anggota lahir 2.2.3. Buku Anggota babtis 2.2.4. Buku Anggota Sidi 2.2.5. Buku Anggota akad nikah 2.2.6. Buku Anggota baru 2.2.7. Buku Anggota pindah 2.2.8. Buku Anggota kena Hukum Penggembalaan 2.2.9. Buku Anggota meninggal dunia 2.2.10. Buku Warta Jemaat.

2.3. Mempersiapkan konsep surat-menyurat, mencatat dan menyimpan surat masuk serta mencatat dan menyimpan salinan surat keluar, petikan Surat Keputusan.

2.4. Mempersiapkan bahan-bahan dan alat-alat yang diperlukan Rapat Majelis dan Rapat Jemaat.

2.5. Mengkoordinir pelaksanaan tugas pegawai gereja (tata usaha, kebersihan, dapur, keamanan, kurir dll).

2.6. Membuat konsep warta jemaat dan menggandakannya setelah disetujui oleh pendeta jemaat atau ditunjuk untuk melakukan tugas tersebut.

2.7. Memelihara dan membaharui basis data (database) jemaat secara berkala.

3. Periode sekertaris adalah 4 (empat) tahun dan sesudahnya dan dapat dipilih kembali maksimal dua kali berturut-turut.

4. Syarat menjadi Sekertaris Huria

4.1. Berpendidikan minimal SLTA 4.2. Berusia minimal 30 tahun dan maksimal 60 tahun sewaktu dipilih 4.3. Berbadan dan berjiwa sehat 4.4. Memiliki integritas atau dapat dipercaya serta dapat menjaga rahasia 4.5. Mempunyai kemauan dan kemampuan bekerjasama 4.6. Memiliki pengetahuan kesekretariatan 4.7. Rajin, jujur dan cermat

Pasal 13 Bendahara Jemaat

1. Yang disebut Bendahara Jemaat adalah seorang anggota jemaat yang ditetapkan oleh Majelis Jemaat untuk melaksanakan tugas dan wewenang kebendaharaan.

2. Tugas dan wewenang:

2.1. Bertanggungjawab kepada pendeta jemaat.

2.2. Memikirkan usaha-usaha mendatangkan dan menghimpun dana untuk jemaat.

2.3. Menyimpan uang jemaat di bank tertentu yang ditetapkan melalui Rapat Jemaat.

2.4. Menyimpan uang dalam jumlah terbatas, sesuai dengan keputusan Rapat Majelis Jemaat, di brankas di Kantor Gereja sebagai kas kecil.

2.5. Mengeluarkan uang sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh Rapat Jemaat dengan sepengetahuan Pendeta Jemaat dan setelah diverifikasi oleh Ketua Departemen Penatalayanan atau yang ditunjuk untuk melakukan tugas verifikasi tersebut.

2.6. Membayarkan gaji pejabat gerejawi purna waktu, honor-honor atau biaya-biaya transportasi pelayan sesuai dengan ketentuan yang ada dan pada waktu yang ditetapkan.

2.7. Membuat laporan keuangan (penerimaan dan pengeluaran) uang secara tertulis dan rinci setiap minggu dalam Warta Jemaat.

2.8. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan rinci setiap bulan kepada Majelis Jemaat untuk dimasukkan ke dalam warta jemaat. Laporan telah diperiksa dan disetujui dan disahkan oleh BPK.

2.9. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan rinci setiap akhir tahun kepada Majelis Jemaat untuk dimasukkan ke dalam warta jemaat. Laporan keuangan tahunan telah diperiksa dan disetujui serta disahkan oleh BPK.

2.10. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan rinci setiap akhir periode kepada Majelis Jemaat untuk diteruskan kepada Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Jemaat. Laporan keuangan akhir periode yang telah diperiksa oleh BPK dibawa ke dalam Rapat Jemaat untuk disahkan.

2.11. Menyimpan surat-surat berharga di bank.

2.12. Menandatangani cek bersama-sama dengan pendeta Jemaat dan atau Ketua Majelis Penatalayanan.

3. Periode bendahara adalah 4 (empat) tahun dan hanya dapat dipilih maksimal dua periode.

4. Syarat menjadi Bendahara Huria

4.1. Berpendidikan minimal SLTA 4.2. Berusia minimal 30 tahun dan maksimal 60 tahun sewaktu dipilih 4.3. Berbadan dan berjiwa sehat 4.4. Memiliki integritas atau dapat dipercaya 4.5. Memiliki pengetahuan dan ketrampilan dibidang keuangan 4.5. Mempunyai kemauan dan kemampuan bekerjasama

5. Dalam melaksanakan tugasnya Bendahara wajib dibantu oleh seorang tenaga pemegang buku dan seorang juru bayar (kasir). Pemegang buku dan juru bayar (kasir) diangkat oleh Majelis Jemaat.

Pasal 17 Majelis Penatalayanan (Parartaon)

1. Majelis Penatalayanan adalah organ untuk membantu Majelis Jemaat melaksanakan tugas-tugas gerejawi dibidang penatalayanan (stewardship) untuk mewujudkan visi dan misi HKBP.

2. Majelis Penatalayanan beranggotakan sedikit-dikitnya 3(tiga) orang sintua dan dipimpin oleh seorang Ketua.

3. Tugas dan wewenang:

3.1. Bertanggungjawab kepada pendeta jemaat

3.2. Membentuk tim untuk menyusun draft atau prakonsep Rencana Kerja Tahun (REKEMTA) jemaat untuk diajukan kepada Majelis Jemaat untuk diteruskan kepada Rapat Jemaat guna disahkan sebagai Program Kerja Empat Tahun (PROKEMTA) Jemaat.

3.3. Menyusun draft atau prakonsep Rencana Program dan Anggaran Tahunan Jemaat untuk diajukan kepada Majelis Jemaat untuk diteruskan kepada Rapat Jemaat guna disahkan sebagai Program Pelayanan dan Anggaran Tahunan.

3.4. Bekerjasama dengan unit-unit lainnya menyusun konsep aturan-aturan setempat, pedoman-pedoman kerja dan petunjuk teknis masing-masing unit, sesuai dengan Tata Gereja dan Tata Laksana HKBP untuk diajukan kepada Majelis agar ditetapkan prosedur jemaat setempat.

3.5. Membuat daftar inventaris jemaat untuk diserahkan kepada Majelis Jemaat. Daftar inventaris jemaat disusun menurut: 3.5.1. Jenis barangnya 3.5.2. lokasi/ ruang penempatannya 3.5.3. pengelola atau penanggungjawabnya 3.5.4. tahun pembeliannya.

3.6. Mengecek kondisi inventaris jemaat dan membuat laporannya minimal sekali enam bulan.

3.7. Memberikan rekomendasi kepada Seksi Pengadan Barang atas pengajuan pembelian barang inventaris oleh unit lainnya.

3.8. Memeriksa setiap pengajuan transaksi penerimaan atau pengeluaran yang dilakukan oleh Bendahara.

3.9. Melakukan perifikasi terhadap setiap transaksi yang hendak dilakukan Bendahara sesuai dengan program yang ditetapkan dan prosedur.

3.10.Memeriksa laporan keuangan mingguan dan laporan keuangan bulanan yang dibuat oleh Bendahara sebelum diserahkan kepada Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jemaat.

3.11.Melakukan pengawasan kepada kegiatan keuangan yang dikelola oleh unit-unit lain.

4. Periode Majelis Penatayanan adalah 4 (empat) tahun dan hanya dapat dipilih maksimal dua periode.